E-arşiv fatura nedir, ne zaman zorunlu?

Kâğıt fatura düzenlenebilen durumlar 2025'ten bu yana adım adım daralıyor. 1 Ocak 2026'dan bu yana e-arşiv uygulamasına dahil olmayan pek çok mükellef de faturalarını tutarına bakılmaksızın e-arşiv fatura olarak düzenlemek zorunda; işletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve basit usul mükellefleri için bu tarih 1 Ocak 2027.

Bu yazıda e-arşiv faturanın ne olduğunu, e-faturadan farkını, internetten satış yapanlar için geçiş haddini ve takvimini, internet satışı faturasında bulunması gerekenleri 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nin güncel metnine dayanarak anlatıyoruz.

E-arşiv fatura nedir?

Tebliğe göre e-arşiv fatura, e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara, yani e-fatura kullanıcısı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Alıcının talebine göre kâğıt ya da elektronik ortamda iletilir; düzenleyenin nüshası elektronik ortamda saklanır ve ibraz edilir. Yeni bir belge türü değildir, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahiptir.

E-fatura ile farkı

Fark alıcıdadır. E-arşiv uygulamasına kayıtlı bir mükellef, e-fatura kullanıcısı olan alıcıya e-fatura, olmayan alıcıya e-arşiv fatura düzenler. Satıcı ve alıcının ikisi de e-fatura kullanıcısıysa aralarındaki faturaların tamamı e-fatura olur. E-arşiv uygulamasına isteğe bağlı olarak katılmak için önce e-fatura uygulamasına dahil olmanız gerekir.

Konu	E-fatura	E-arşiv fatura
Alıcı	E-fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcı	E-fatura kullanıcısı olmayan mükellef ya da nihai tüketici
Örnek satış	E-fatura kullanıcısı bir şirkete	Bireysel müşteriye
İletim	Sistem üzerinden alıcıya	Alıcının talebine göre kâğıt ya da elektronik; internet satışında elektronik
Kullanım yöntemi	GİB portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon	Aynı yöntemler

İnternetten satış yapanlar için geçiş haddi

Tebliğ, kendi sitesinde, pazaryerlerinde ya da diğer elektronik ortamlarda mal veya hizmet satan mükellefler için ayrı bir had belirler: 2022 ya da sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olanlar, ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar başvurularını ve hazırlıklarını tamamlayarak e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına geçmek zorundadır. Örneğin 2025 hasılatı haddi aşan bir satıcı için süre 1 Temmuz 2026'da dolar.

Diğer mükellefler için genel had, 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde 3 milyon TL brüt satış hasılatıdır. Haddin altında kalsanız da e-fatura ve e-arşiv uygulamalarına isteğe bağlı olarak geçebilirsiniz.

Haddi aşmayanlar için 2026 ve 2027 takvimi

E-arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturaları için Tebliğ ayrıca bir tutar kuralı koyar. Kuralın 12 Kasım 2024 ve 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'lerde yapılan değişikliklerle güncel hâli şöyledir:

Mükellef	Dönem	E-arşiv olarak düzenlenecek faturalar
Diğer mükellefler (ör. bilanço esasına göre defter tutanlar)	1 Ocak–31 Aralık 2025	Vergiler dahil toplamı 3 bin TL'yi aşanlar
Diğer mükellefler (ör. bilanço esasına göre defter tutanlar)	1 Ocak 2026'dan itibaren	Tutarına bakılmaksızın tümü
İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve basit usul mükellefleri	1 Ocak 2025–31 Aralık 2026	Vergiler dahil toplamı 3 bin TL'yi aşanlar
İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve basit usul mükellefleri	1 Ocak 2027'den itibaren	Tutarına bakılmaksızın tümü

Tebliğde sayılan istisnai durumlar dışında bu faturalar GİB'in e-Belge düzenleme portalı ya da GİB'den izin almış özel entegratörler aracılığıyla düzenlenir. E-arşiv olması gereken faturayı kâğıt olarak düzenleyen ya da alan mükellefe, nihai tüketici alıcılar hariç, her fatura için Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesindeki ceza uygulanır.

İnternet satışı faturasında bulunması gerekenler

E-arşiv faturada düzenleme tarihi ve belge numarası; düzenleyenin adı soyadı ya da unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası; müşterinin adı soyadı ya da unvanı ile varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası; malın cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı ile vergi türü, oranı ve tutarı; teslim tarihi ve irsaliye numarası; GİB'in belirlediği karekod ya da barkod bulunur. E-arşiv uygulamasına dahil olup internetten satış yapanların faturasında Tebliğ şunları da ister:

• “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi.
• Satışın yapıldığı web adresi.
• Ödeme şekli ve ödeme tarihi.
• Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı soyadı ya da unvanı ile vergi kimlik ya da T.C. kimlik numarası.
• Malın gönderildiği ya da hizmetin ifa edildiği tarih.
• Malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası ve iade edilen malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı için bir iade bölümü.

Bu satıcılar faturayı alıcıya elektronik ortamda iletmek zorundadır. Sevk edilen malın yanında sevk irsaliyesi, e-irsaliyenin bir örneği, sevk irsaliyesi yerine geçen e-arşiv faturanın kâğıt çıktısı ya da ÖKC fatura bilgi fişinden biri bulunur. Müşteri iade etmek isterse faturanın çıktısındaki iade bölümünü doldurup imzalayarak malla birlikte gönderebilir; bu belge gider pusulası yerine geçer.

Ücretsiz araçKDV HesaplamaFaturadaki matrahı ve KDV tutarını KDV dahil satış fiyatından ayırın.Aracı aç

Adım adım e-arşiv faturaya geçiş

1. 1Son hesap dönemi brüt satış hasılatınızı ve defter türünüzü mali müşavirinizle kontrol edin; hangi takvimin size uygulandığını belirleyin.
2. 2Yöntemi seçin: Tebliğe göre e-belge uygulamalarından GİB'in portalı, GİB'den izin almış özel entegratörler ya da kendi sisteminizi GİB'e doğrudan entegre ederek yararlanabilirsiniz.
3. 3Başvuruyu ebelge.gib.gov.tr'de yayımlanan başvuru kılavuzlarına göre yapın.
4. 4Fatura şablonunuzu internet satışı için istenen bilgilerle ve iade bölümüyle güncelleyin.
5. 5Sipariş ve fatura akışını kurun: Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesine göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir; Bakanlık bu süreyi kısaltmaya yetkilidir ve süresinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.

esoltec'te bugün bağlanabilen fatura sağlayıcısı Paraşüt'tür. Paraşüt hesabınızı panele bağladıktan sonra siparişte oluşan faturayı Paraşüt'e gönderirsiniz.

YardımParaşüt ile fatura kesmekParaşüt hesabını bağlama ve siparişten oluşan faturayı gönderme adımları.

Sık yapılan hatalar

• Haddi yalnızca kendi sitenizdeki satışlara bakarak değerlendirmek; Tebliğ pazaryerlerinde ve diğer elektronik ortamlarda satış yapanları da kapsar ve brüt satış hasılatınıza bakar.
• Haddi aştığınız hesap dönemini izleyen yedinci ayın başındaki geçiş süresini kaçırmak.
• E-fatura kullanıcısı olan kurumsal müşteriye e-arşiv fatura kesmek; alıcı e-fatura kullanıcısıysa fatura e-fatura olarak düzenlenir.
• İnternet satışı faturasında web adresi, ödeme tarihi, taşıyıcı bilgisi ya da “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesini eksik bırakmak.
• Faturayı teslimden sonraki yedi günlük süreyi aşarak düzenlemek.
• Defter türüne göre 2026 ve 2027'de farklı takvim uygulandığını atlamak.

BlogE-ticarette KDV nasıl hesaplanır?KDV dahil ve hariç fiyat, oranlar ve komisyon faturalarındaki KDV. BlogŞahıs şirketi mi, limited şirket mi?Defter türünü de belirleyen yapı seçimi: sorumluluk, vergi ve kuruluş adımları.